23 نکته نحوه صحبت کردن به صورت حرفه ای در تلفن
صحبت کردن حرفه ای با تلفن یک مهارت بسیار مهم برای هر کسی است که می خواهد تأثیر مثبتی بگذارد و در زندگی شخصی و حرفه ای خود به موفقیت دست یابد. چه صاحب کسب و کار، فروشنده، نماینده خدمات مشتری، یا صرفاً فردی باشید که می‌خواهد به طور مؤثر ارتباط برقرار کند، این 23 نکته به شما کمک می‌کند تا به صورت حرفه‌ای با تلفن صحبت کنید.
- با یک سلام واضح و مطمئن شروع کنید
هنگامی که به تلفن پاسخ می دهید، با یک سلام واضح و مطمئن شروع کنید که شما و هدف شما را مشخص می کند. به عنوان مثال، «سلام، این [نام شما] از [شرکت شما] است. امروز چگونه می توانم به شما کمک کنم؟»
- از لحن و زبان حرفه ای استفاده کنید
با لحن حرفه ای صحبت کنید و از زبان مناسب در طول تماس استفاده کنید. از استفاده از اصطلاحات عامیانه، اصطلاحات تخصصی یا زبان بیش از حد معمولی که ممکن است غیرحرفه ای تلقی شود، خودداری کنید.
- مراقب زبان بدن خود باشید
حتی اگر آن طرف خط نمی تواند شما را ببیند، مهم است که مراقب زبان بدن خود باشید. صاف بنشینید، تماس چشمی برقرار کنید و از حالات صورت مناسب برای انتقال اعتماد به نفس و حرفه ای بودن استفاده کنید.
- به طور فعال و با دقت گوش دهید
گوش دادن فعال برای ارتباط موثر ضروری است. به صحبت‌های طرف مقابل توجه کنید و با تکان دادن سر، برقراری ارتباط چشمی و خلاصه کردن صحبت‌های او نشان دهید که درگیر گفتگو هستید.
- آهسته و واضح صحبت کنید
آهسته و واضح صحبت کنید، از زمزمه کردن یا خیلی سریع صحبت نکنید. این به طرف مقابل کمک می کند تا شما را بهتر درک کند و پاسخ دادن به او را آسان تر کند.
- از مکث های مناسب استفاده کنید
از مکث های مناسب استفاده کنید تا به طرف مقابل فرصت دهید تا آنچه را که می گویید پردازش کند. این همچنین به شما کمک می کند تا از صحبت کردن خیلی سریع جلوگیری کنید و مکالمه را طبیعی تر کنید.
- از قطع کردن صحبت خودداری کنید
هرگز حرف طرف مقابل را قطع نکنید، حتی اگر فکر می کنید می دانید که او چه می خواهد بگوید. به آنها اجازه دهید قبل از پاسخ دادن، افکار خود را تمام کنند.
- همدل و فهمیده باشید
نسبت به نیازها و نگرانی های طرف مقابل همدلی و درک خود را نشان دهید. این به ایجاد اعتماد و ارتباط کمک می کند و مکالمه را سازنده تر می کند.
- از زبان مثبت استفاده کنید
از زبان مثبت برای انتقال نگرش مثبت و حرفه ای استفاده کنید. از کلمات یا عبارات منفی که ممکن است نادیده انگاشته یا غیر مفید تلقی شوند خودداری کنید.
- مراقب نویز پس زمینه باشید
از نویز پس زمینه آگاه باشید و اقداماتی را برای به حداقل رساندن آن انجام دهید. مکانی آرام برای تماس پیدا کنید یا از هدست حذف نویز برای کاهش حواس‌پرتی استفاده کنید.
- از زمان های نگهداری مناسب استفاده کنید
اگر می‌خواهید تماس‌گیرنده را در حالت انتظار قرار دهید، از زمان‌های نگهداری مناسب استفاده کنید و به‌طور واضح به او بگویید که چرا او را در حالت انتظار قرار می‌دهید. این به جلوگیری از ناامیدی کمک می کند و مکالمه را سازنده نگه می دارد.
- با اطلاعات آماده باشید
قبل از تماس، اطلاعاتی را که ممکن است نیاز به اشتراک گذاری داشته باشید، مانند جزئیات محصول یا اطلاعات تماس، آماده کنید. این به شما کمک می کند تا به سؤالات تماس گیرنده سریع و با اطمینان پاسخ دهید.
- از فناوری به نفع خود استفاده کنید
با استفاده از انتقال تماس، ضبط تماس و سایر ویژگی هایی که میتوانند به شما در برقراری ارتباط موثرتر کمک کنند، از فناوری به نفع خود استفاده کنید.
- موارد اقدام را دنبال کنید
پس از تماس، موارد اقدام یا مراحل بعدی را پیگیری کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که هر دو طرف در یک صفحه هستند و مکالمه سازنده است.
- از خوشامدگویی پست صوتی حرفه ای استفاده کنید
اگر تماس‌گیرنده به پست صوتی شما رسید، از یک سلام حرفه‌ای استفاده کنید که شما و هدفتان را مشخص می‌کند. این کمک می‌کند که تأثیر مثبتی بر جای بگذارد و تماس‌گیرنده را تشویق کند که پیامی بگذارد.
- به تماس ها فورا پاسخ دهید
فوراً به تماس‌ها پاسخ دهید، حتی اگر فقط برای این باشد که تماس‌گیرنده بداند که پیام او را دریافت کرده‌اید و به زودی به او پاسخ خواهد داد. این به ایجاد اعتماد کمک می کند و نشان می دهد که برای وقت آنها ارزش قائل هستید.
- از امضای ایمیل حرفه ای استفاده کنید
اگر از طریق ایمیل با تماس‌گیرنده ارتباط برقرار می‌کنید، از امضای حرفه‌ای استفاده کنید که شامل اطلاعات تماس شما و هرگونه پیوند یا منبع مرتبط باشد.
- به تفاوت های فرهنگی توجه داشته باشید
از تفاوت های فرهنگی آگاه باشید و سبک ارتباطی خود را بر اساس آن تنظیم کنید. این به شما کمک می کند تا ارتباط موثرتری برقرار کنید و از توهین ناخواسته تماس گیرنده جلوگیری کنید.
- از طنز مناسب استفاده کنید
از طنز مناسب برای کم کردن روحیه و ایجاد رابطه استفاده کنید، اما از استفاده از زبان نامناسب یا توهین آمیز خودداری کنید.
- گوش دادن فعال را تمرین کنید
گوش دادن فعال مهارتی است که نیاز به تمرین دارد. سعی کنید فعالانه به تماس گیرنده گوش دهید و متفکرانه پاسخ دهید.
- از بستن حرفه ای استفاده کنید
تماس را با یک بسته حرفه ای پایان دهید که از تماس گیرنده برای وقت خود تشکر می کند و هر مرحله یا اقدامات بعدی را تکرار می کند. این کمک خواهد کرد که یک تصور مثبت باقی بماند و اطمینان حاصل شود که هر دو طرف در یک صفحه هستند.
- با یک یادداشت سپاسگزاری پیگیری کنید
پس از تماس، یک یادداشت تشکر یا ایمیل برای ابراز قدردانی از وقت تماس‌گیرنده و تکرار مراحل بعدی یا موارد اقدام دنبال کنید.
- به طور مداوم مهارت های خود را بهبود دهید
در نهایت، با جستجوی بازخورد، تمرین گوش دادن فعال و یادگیری از هر تماس، به طور مداوم مهارت های ارتباطی تلفنی خود را بهبود بخشید. این به شما کمک می کند در طول زمان ارتباط موثرتر و مطمئن تری داشته باشید.
